Quando se elaboram correspondências oficiais, deve-se atentar para algumas condições, entre elas:
Na redação oficial, particularmente, devem ser usados os solecismos (erros de sintaxe), as deformações (erros na forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras parecidas), os barbarismos (emprego abusivo de palavras e expressões estrangeiras), os arcaísmos (emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras novas, cujo sentido é ainda instável).
Escrever parágrafos longos e com muitos pormenores.
Esconder demasiadamente o sujeito de suas frases, para comunicar com eficiência.
Sempre que possível, exercite-se na recomposição de textos: deixe passar algum tempo depois de ter escrito, reflita, descanse suas idéias e, a seguir, retome o que escreveu, procurando melhorar a forma.