Rotinas e procedimentos devem ser centralizados e normatizados, cabendo a cada unidade administrativa se adequar às regras impostas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Documentos que tramitam somente no âmbito interno de uma instituição não precisam ser oficialmente registrados.
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento dispensável para uma empresa pública, sendo uma alternativa à preservação da memória institucional.