Uma parcela significativa da comunicação organizacional é escrita sob a forma de relatórios, memorandos, ofícios e comunicados. A comunicação escrita é mais eficiente quando são utilizados:
frases curtas e parágrafos longos, aproveitamento ideal do papel, palavras familiares e coloquiais, verbos na voz passiva.
frases e parágrafos encadeados através de preposições, aproveitamento ideal do papel, palavras simples, verbos no gerúndio.
frases e parágrafos detalhados e explicativos, espaçamento entre os parágrafos, palavras coloquiais intercaladas com linguagem erudita, verbos na voz passiva.
frases e parágrafos curtos intercalados com frases e parágrafos longos, pouco espaçamento entre os parágrafos, palavras de mediana dificuldade e verbos na voz ativa.